自分で多くのことを判断しない

チラシの印刷を発注完了して印刷を待っていた時のこと

発注完了後に、チラシの原稿を直してほしいと電話依頼がありました。

１「もう印刷原稿が完了してるので、変更できないんですよ、ごめんなさい」

２「ちょっと、印刷会社に変更できるか問い合わせてみますね」

 

バタバタしていて余裕がなく、１の回答をしようと思ったら、

２の回答をした方がいいよとアドバイスをくれ冷静に対応できました。

 

「会員さんのためにできることをする」と口では簡単に言えますが、

行動に移す前に、誰かに相談をして、客観的な視線を取り入れ

自分で多くのことを判断しないことが大切だと感じました。

 

 

 

 

本来の意味を知って行動する

朝、職場で植木に水やりをやっていたところ

 

ふな上司「ふなくん、植木に水をやる理由をしっているかね」

ふな太朗「知りませんね、こうごうせいですかね」

ふな上司「水を地面にしみこませて、酸素を植物がゲットするなんじゃよ」

ふな太朗「そうなんですね」

ふな上司「ただ水をやるだけど、理由をしてやるのでは理解度がちがってくるじゃろ」

ふな太朗「たしかに」

 

簿記は表面上をなぞっただけで２級は合格してしまうのだけど、

1級はなぜを理解しないと受からないことを思い出した。

 

本質を知るということは時間がかかるが重要なことだと感じた。

仕事のタグ付け

先日、1年前にした仕事を再度することになった。

誰がやったんやろとファイルを調べてみると

 

なんと　自分が1年前にやっていたΣ(￣ロ￣lll)ｶﾞｰﾝ

 

上司から鋭いつっこみが入り、

仕事日記をつけてみたらとアドバイスをいただいた。

 

実は昔、手帳に仕事のログをとっていたのだが、

飽きっぽいので3か月しか続かなかった。

そこで、

紙だと情報を調べられないし、

最近のトレンドであるクラウド化した

仕事日記をつけてみることにした。

 

evernote.com

使うツールはEvernote

スマホやパソコンから簡単に検索できる

 

 

思いだしやすくなる工夫を日記というツールを使って

誰にあってどんなことをしたか

どんな事務作業をしたか

書いていこう。

事実を過不足なく伝える

 

報告をするときに、

インパクトの強いことが頭に残っているので、

事実を盛って伝えてしまうことがある。

その結果、事実を誇張した情報が伝わってしまう。

例えば、上司が外にたばこを吸ってくると言って外に出た場合、

実際に吸っているかはわからない。

しかし、タバコを吸っているだろうと思い込み、

タバコ吸っていますと伝えてしまう。

伝える前に冷静に時系列に伝える意識をしよう。

情報共有

情報共有は言葉では簡単に聞こえますが、実際には情報が伝わってないことが

あると思います。上司に教わったコツをまとめてみました。

 

１電話メモ

電話メモ職場で不在の職員に電話がかかってきたとき、

電話メモを昔はよく使ってました。

最近では職員同士がＬＩＮＥでつながっているので、

電話メモをＬＩＮＥに投稿しています。

出先でも電話メモを見ることができ、その場で電話できます。

 

２事業所相談情報

会員さんの相談案件を事務局内で共有するとき、

報告書を作って回覧することが多いと思います。

報告書を作るのに時間がかかり、肝心の相談時間が減っていしまいます。

そんな時は、メールで事業相談状況を記入し事務局メンバーに送信します。

検索機能も付いているので、すぐ探すことができます。

 

３共済などの契約期日

共済の期日管理を紙の手帳で行っていました。

個人管理になるし、担当者が忘れてしまうと意味がないものになっていました。

そこでGoogleカレンダーを活用することにしました。

共済カレンダーを作成し、期日を入力します。

ポイントは毎年期日がくるとお知らせが来るようにすることと

契約処理が終わったものは予定から消去するルールで運用することです。

そして職員全員が共有できるよう設定を行います。

これが一番重要なポイントだと思います。

 

 

毎日の仕事を振り返る

昨日したことは覚えているけど、

一週間、一か月前にしたことを覚えていないことがよくある。

 

ものを覚えることは集中力がいる。

興味のあることは、集中力が発揮されて難なく覚えられるが、

興味のないことは、集中力が低下するので覚えにくい

興味の範囲を広げればいいのか、そんな単純なことではないと思う。

いろいろ試行錯誤してみよう。