情報共有

情報共有は言葉では簡単に聞こえますが、実際には情報が伝わってないことが

あると思います。上司に教わったコツをまとめてみました。

１電話メモ

電話メモ職場で不在の職員に電話がかかってきたとき、

電話メモを昔はよく使ってました。

最近では職員同士がＬＩＮＥでつながっているので、

電話メモをＬＩＮＥに投稿しています。

出先でも電話メモを見ることができ、その場で電話できます。

２事業所相談情報

会員さんの相談案件を事務局内で共有するとき、

報告書を作って回覧することが多いと思います。

報告書を作るのに時間がかかり、肝心の相談時間が減っていしまいます。

そんな時は、メールで事業相談状況を記入し事務局メンバーに送信します。

検索機能も付いているので、すぐ探すことができます。

３共済などの契約期日

共済の期日管理を紙の手帳で行っていました。

個人管理になるし、担当者が忘れてしまうと意味がないものになっていました。

そこでGoogleカレンダーを活用することにしました。

共済カレンダーを作成し、期日を入力します。

ポイントは毎年期日がくるとお知らせが来るようにすることと

契約処理が終わったものは予定から消去するルールで運用することです。

そして職員全員が共有できるよう設定を行います。

これが一番重要なポイントだと思います。