情報共有
情報共有は言葉では簡単に聞こえますが、実際には情報が伝わってないことが
あると思います。上司に教わったコツをまとめてみました。
1電話メモ
電話メモ職場で不在の職員に電話がかかってきたとき、
電話メモを昔はよく使ってました。
最近では職員同士がLINEでつながっているので、
電話メモをLINEに投稿しています。
出先でも電話メモを見ることができ、その場で電話できます。
2事業所相談情報
会員さんの相談案件を事務局内で共有するとき、
報告書を作って回覧することが多いと思います。
報告書を作るのに時間がかかり、肝心の相談時間が減っていしまいます。
そんな時は、メールで事業相談状況を記入し事務局メンバーに送信します。
検索機能も付いているので、すぐ探すことができます。
3共済などの契約期日
共済の期日管理を紙の手帳で行っていました。
個人管理になるし、担当者が忘れてしまうと意味がないものになっていました。
そこでGoogleカレンダーを活用することにしました。
共済カレンダーを作成し、期日を入力します。
ポイントは毎年期日がくるとお知らせが来るようにすることと
契約処理が終わったものは予定から消去するルールで運用することです。
そして職員全員が共有できるよう設定を行います。
これが一番重要なポイントだと思います。